Sebelum kita mengenal internet, sebelum mengenal E-Mail dan WhatsApp manusia sudah sering berbagi kabar melalui tulisan, yaitu melalui surat.
Surat bukan hanya ditulis oleh lembaga resmi, tetapi surat juga pernah eksis untuk saling bertukar kabar melalui surat.
Pengertian Letter (Surat)
‘A letter is a written message from one party to another containing information’ maksudnya Letter/ Surat adalah pesan tertulis dari salah satu pihak lain yang mengandung informasi. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.
2. Jenis Surat
Jenis surat dibedakan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
Surat Pribadi
surat pribadi adalah jenis surat yang berisi keperluan pribadi yang biasanya ditulis secara pribadi dan ditujukan kepada orang lain dengan menggunakan bahasa yang tidak baku. Surat pribadi tidak memiliki peraturan yang mengikat dan Surat pribadi bisa ditulis menurut selera masing-masing penulis.
Ciri-ciri Surat Pribadi
Surat pribadi setidaknya memiliki 5 ciri berikut:
1. Tidak memiliki kop surat
2. Tidak memiliki nomor surat
3. Salam pembuka ataupun penutup sangat bervariasi dan lebih bersifat santai, non formal
4. Penggunaan bahasa bebas (tidak baku) sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas
Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.
Ciri-ciri Surat Resmi
menggunakan kalimat yang efektif; sederhana, ringkas, jelas, sopan dan menarik.
mengguanakan bahasa baku sesuai ejaan yang disepurnakan (EYD) baik ejaan, kosakata, dan tata bahasa.
Penyajiannya menggunakan bentuk full block, semi block atau indented block.
Menggunakan kop surat.
Tercantum nomor surat, lampiran, dan perihal.
Biasanya menyertakan cap atau stempel.
Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi tertentu. Dengan kata lain, surat dinas adalah surat yang digunakan sebagai alat komunikasi di dalam sebuah instansi atau pun antara instansi. Surat dinas juga disebut dengan surat resmi karena surat ini jelas dapat dipertanggungjawabkan keasliannya.
Ciri – ciri Surat Dinas
1. Memiliki kepala atau Kop surat, yang merupakan nama, dan alamat instansi tertentu.
2. Memiliki tanggal, dan nomor surat.
3. Memiliki perihal, yaitu maksud dari surat tersebut dan lampiran.
4. Memiliki cap instansi tertentu pada bagian tanda tangan.
5. Menggunakan bahasa baku.
6. Boleh memiliki tembusan.
3. Bagian Surat (Letter)
Surat Pribadi (Informal letter)
Bagian surat pribadi adalah:
1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat
2. Alamat surat
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan
9. Nama pengirim
Surat Resmi (Formal letter)
Bagian surat resmi adalah:
salam pembuka
paragraf pembuka
isi surat
penutup surat
salam penutup
tanda tangan pengirim
tembusan
Surat Dinas
Bagian surat dinas adalah:
Kop Surat
Tanggal surat
Nomor
Lampiranr.
Perihal/hal
Alamat .
Salam Pembuka
Isi
Salam Penutup/jabatan
Nama
Tembusan
Inisial
